10 astuces pour optimiser son organisation

Avoir une bonne organisation peut changer beaucoup de choses dans une vie, que ce soit au niveau personnel ou professionnel. J’ai toujours été convaincue de ça ; je suis d’ailleurs souvent en recherche d’améliorations à apporter à mon organisation. Aujourd’hui les outils changent beaucoup et souvent, parfois aussi vite que notre quotidien ! Pourtant on n’a pas toujours le temps de chercher ce qui nous manque, de pousser plus loin les recherches d’optimisations à mettre en place.

Je suis certainement loin de tout connaître dans le domaine, mais je pense avoir tiré quelques leçons sur le sujet ces dernières années. Aussi bien en étant confrontée à mon organisation personnelle, qu’en voyant parfois le fonctionnement des autres. Dans le cadre d’un projet d’équipe (professionnel ou non), on peut être mis devant des façons de faire tout à fait différentes, ce qui est souvent source de conflits. Heureusement, il existe là aussi quelques astuces pour s’en sortir plus facilement !

Tenir un bullet journal / avoir un outil d’organisation central

Je ne pouvais pas parler d’organisation sans mentionner le bullet journal. Cette méthode a été mise au point par Ryder Carroll, qui l’a créée à partir d’un simple carnet et d’un stylo. Autant dire que c’est à la portée de tout le monde ! Vous avez sûrement déjà vu des pages de bullet journal décorées ? Et bien sachez que le but originel n’est pas d’être créatif, loin de là. La fantaisie est un bonus, seulement si on en a envie.

Avec le bullet journal, Ryder Carroll vise à « comprendre le passé, organiser le présent, définir le futur« . Et oui, cette méthode va plus loin qu’une simple planification des choses. Il y a une visée « développement personnel » en plus. Je pense que c’est la raison pour laquelle le bullet journal plaît à tant de monde. L’outil est très flexible, adaptable, libre. Je conseille toujours de lire le livre « la méthode bullet journal« , écrit par le créateur du concept, pour comprendre tous les tenants et les aboutissants de la méthode. Vous verrez qu’il y a de nombreux avantages à cet outil. Il permet de prioriser les choses, de gérer sa vie grâce à un système de notation adaptable, mais aussi de regrouper au même endroit toutes ses to do lists volantes !

Cela dit, il est aussi possible de partir sur un agenda ou un planner. Sous forme de carnet, de classeur, à chacun de voir ce qui lui convient le mieux. N’hésitez pas à vous rajouter des codes couleurs ou même des post-it. Et puis il existe des carnets pré-remplis, qui sont à mi-chemin entre l’agenda et le bullet journal. C’est comme un planner amélioré : on y retrouve en plus des listes, des suivis (aussi appelés « trackers »), des calendriers additionnels… si je n’en utilise pas moi-même, j’offre chaque année à ma meilleure amie celui de « Histoire d’écrire » : il est parfait !

S’aider d’outils spécifiques

Il m’arrive parfois d’avoir besoin d’aide supplémentaire pour m’organiser efficacement, en plus de mon bullet journal. Ça peut être une liste de tâches spécifiques que je ne veux pas avoir dans mon agenda ou bullet journal pour x raisons. Parfois l’idée est simplement d’y voir plus clair, ou de pouvoir garder cette liste devant les yeux pendant un moment. Dans ces cas-là, un memo board est le bienvenu ! Il suffit d’y accrocher quelques feuilles volantes ou d’y coller des post-it.

En dehors de ça, j’avais envie de parler de certains outils ou applications qui facilitent la vie. Par exemple : la liste de courses pré-remplie. Pour gagner du temps, j’ai créé une liste presque exhaustive de produits que j’achète régulièrement. Il me suffit alors de cocher (ou surligner) ceux dont j’ai besoin pour ma semaine de courses. Comme généralement je sais ce qu’il me reste dans mes placards, autant dire que la liste est vite prête !

Les trackers (ou suivis) sont aussi une aide idéale pour des sujets particuliers. On les trouve souvent dans un bullet journal, mais si vous avez opté pour un agenda, il peut être intéressant de faire à côté des trackers. L’idée est de suivre un comportement ou un état régulièrement, que ce soit pour sa santé, dans le but d’améliorer sa vie… vous pouvez par exemple faire un suivi de vos symptômes sur un mois, dans le cadre d’une maladie chronique. Ou bien suivre votre consommation d’eau par jour. Tout dépend de vos besoins !

En plus de tous ces outils spécifiques, on peut se tourner du côté des applications mobiles. Il en existe énormément et sur tous les sujets ! Pour ma part, j’utilise avant toute chose les notes sur mon téléphone lorsque je n’ai pas mon bullet journal sur moi. Ça me sert à noter toutes mes idées ou tâches à faire sur le moment. C’est l’un de mes conseils : ne pas repousser ce type de notes, car soit on oublie après, soit on y pense trop tard, soit ça rajoute tout simplement une charge mentale de plus.

L’astuce des plannings partagés

C’est une astuce qui peut être très intéressante pour celles et ceux qui ont un planning difficile à suivre, pour les familles nombreuses… personnellement mon compagnon a un planning qui change toutes les semaines, donc autant dire qu’avoir un agenda commun m’aide à m’y retrouver. Je me suis tournée vers Google Agenda pour rentrer son emploi du temps et le mien, tout simplement. Je le trouve facile à utiliser avec une interface agréable. Mais là aussi il existe des tas d’applications pour gérer des plannings différents.

C’est en tous cas utile pour l’organisation de tous les jours : si vous devez prendre un rendez-vous avec un autre membre de votre famille, savoir quand poser des vacances… ça permet aussi d’éviter les oublis puisque vous serez plusieurs à avoir accès à l’agenda !

Utiliser des rappels

Il y a autre chose que j’utilise quotidiennement sur mon téléphone, c’est la fonction « rappel » située sur mon calendrier. Je me connais : la mémorisation, c’est mon point faible. Au quotidien je pense à 10 000 choses à la fois, ce qui fait que je pourrais facilement oublier le plus important. Donc pour les dates butoir, je mets systématiquement un rappel sur mon téléphone. Ça me sauve la vie pour ce qui est de ne pas passer à côté des échéances importantes. La ponctualité c’est aussi du respect, que ce soit dans le travail ou dans la vie de manière générale 🙂

Mais cette fonctionnalité peut aussi être utilisée différemment. Dans le cadre d’une organisation de dernier recours, où vous n’avez rien sur vous si ce n’est votre téléphone, ça permet de s’organiser rapidement et facilement. Les rappels peuvent également être utilisés comme outil de motivation. Se mettre un petit mot chaque jour à une heure précise pour ne pas oublier ses objectifs, ça marche chez certaines personnes !

Diviser les tâches

Maintenant qu’on a vu mes astuces principales, les plus « lourdes », j’aimerais parler plus de l’état d’esprit qui est selon moi le plus productif. Avoir les bases d’une bonne organisation, c’est bien ; mais savoir tenir cette organisation dans le temps, c’est essentiel. Et pour ça, il faut éviter de crouler sous les tâches et les astuces de planification. On veut que l’optimisation de son temps soit naturelle et bien intégrée dans le quotidien.

Pour ça, j’ai découvert quelque chose cette année qui me sauve la vie : c’est la division des tâches. Ça marche surtout pour les projets longs, difficiles, ou pour lesquels on manque de motivation. Au lieu de procrastiner (ce qui est bien naturel quand on veut échapper à une grosse contrainte), on peut voir les choses autrement. Diviser le projet en plusieurs petites tâches permet de voir qu’on avance, doucement mais sûrement. Plutôt que de se dire chaque jour « je n’en verrai jamais le bout », on peut au contraire cocher les premières cases du projet. Et ça aide clairement à se motiver ! L’objectif final semble plus réalisable, moins inatteignable. De plus, si malgré tout à un moment donné on sature, on peut passer à autre chose quelques temps, tout en sachant qu’on a déjà avancé.

Faire le vide autour de soi pour une organisation sereine

Je fais partie de ces gens qui ont besoin d’un environnement calme pour avancer. Ça se ressent même dans mes envies décoration : j’aime le blanc, les couleurs claires, la déco minimaliste (mais avec des touches de fantaisie, en fait ça rejoint ce que je fais dans mon bullet journal). J’ai envie de couleurs et de chaleur bien sûr, mais il ne faut surtout pas que je me sente encombrée.

Alors certes, nous ne sommes pas tous comme ça. Mais je pense que certaines choses pourront malgré tout vous parler. Avoir un bureau rangé par exemple, permet d’y voir plus clair, et de profiter d’une atmosphère reposante. Pour certaines personnes, il est important d’avoir un environnement calme, que ce soit en terme de bruits, de lumières, d’odeurs… en fait, l’idéal serait d’éviter les distractions de toutes sortes. La concentration est bien meilleure dans ces cas-là. Y penser, c’est se donner les moyens d’avancer plus rapidement. Et si vous vous retrouvez plus dans un bureau où il y a de tout partout, avec de la vie autour, c’est très bien aussi : le tout, c’est de se connaître et de faire ce qu’il faut pour ne pas nuire à sa productivité. Je n’aime pas tellement ce terme, mais parfois on a juste besoin d’avancer, dans l’urgence ou pas, donc ça peut être important.

D’ailleurs, si vous faites partie de la team « je me disperse », n’hésitez pas à vous tourner du côté des applications qui permettent de limiter l’accès à certaines choses (ou carrément au téléphone). Parfois, regarder le temps journalier passé sur une application peut permettre une réelle prise de conscience. Mais sans aller jusque là, il est possible tout simplement de mettre une alarme sur son téléphone pour se donner un temps de travail défini.

Ne pas s’en demander trop et connaître ses limites

S’il y a bien une chose à ne pas négliger dans le domaine de l’organisation, ce sont les limites. Nous avons tous un temps de concentration différent, et à l’arrivée, une façon de s’organiser qui nous est propre. Et ce malgré tous les conseils que l’on peut lire (y compris cet article, le tout est de trouver ce qui nous correspond, quitte à beaucoup adapter !).

Par exemple, je sais que je suis plus efficace quand je varie les tâches. J’ai besoin de passer d’une chose à l’autre, sinon je commence à m’ennuyer, à me décourager, à me lasser. Alors je me crée des petites plages horaires durant lesquels je fais des tâches très différentes. C’est comme ça que je suis productive. A contrario, pour un projet important donné qui me demande beaucoup de ressources, je suis capable d’y passer des heures non-stop tant que je ne suis pas arrivée à mon résultat.

Dans tous les cas, il ne faut pas dépasser ses limites pour éviter de se fatiguer inutilement. Mais c’est vrai aussi psychologiquement parlant : il est important de ne pas être trop dur avec soi-même, c’est contre-productif et surtout démoralisant. Dans certains cas il ne faut pas hésiter à demander de l’aide, voire à déléguer (si c’est possible bien sûr). Ne pas se mettre trop de pression ou une charge mentale considérable aide aussi à anticiper, à laisser la place aux imprévus. Parce qu’on connaît tous ça, même quand c’est tout sauf le moment ! Alors ménagez-vous, trouvez du temps libre, vous serez plus à même de réagir face aux imprévus.

Et puis nous avons tous une vie qui connaît des hauts et des bas : dans les moments les plus difficiles, je pense qu’il faut savoir adapter son rythme. Autant que c’est possible en tous cas, j’ai bien conscience que dans certains cas on n’a pas trop le choix. Mais si c’est possible, il peut être intéressant de hiérarchiser au maximum et de laisser de côté ce qui peut être reporté sans mettre qui que ce soit en difficulté.

L’importance du temps libre

Au-delà de l’organisation, de la productivité, des tâches, des objectifs… il y a la vie ! Et il faut lui laisser une vraie place, ne pas devenir un(e) maniaque du contrôle. Ne pas réussir à mettre le travail de côté concerne une certaine partie d’entre nous ; dans certains cas c’est difficile de faire autrement. Notamment quand on est freelance, que le travail repose uniquement sur nous ou que les responsabilités sont grandes.

Pourtant, prendre du recul et profiter de vrais moments « déconnectés » est essentiel. Ça l’est peut-être d’autant plus pour moi qui suis dans un domaine créatif : sans pause, il y a forcément un moment où je ne trouve plus l’inspiration. Mais je pense que c’est transposable dans la plupart des métiers. On a tous besoin de moments de break, de se retrouver pour ensuite mieux remettre les pieds à l’étrier. C’est aussi tout simplement utile pour le bien-être mental : sans lui, tout devient plus compliqué, donc autant en prendre soin. Je suis persuadée que c’est une part importante et souvent négligée de l’organisation.

Se connaître et respecter son rythme

Mais ces conseils valent aussi pour le corps physique, qui lui a tout autant ses limites. La nature est assez injuste là-dessus : certaines personnes peuvent être en pleine forme de 6h à 20h sans souci… d’autres auraient besoin de 10h de sommeil et de 3 cafés pour rester productif ! Je trouve ça parfaitement injuste, mais autant s’adapter et faire de ses faiblesses des forces. Demandez-vous si vous êtes procrastinateur ? Du genre à papillonner ? Si votre concentration est rapidement intense ? Si vous êtes facilement distrait ? Si votre organisation est impeccable, ou si vous oubliez fréquemment les échéances ? Faites le point, et voyez ce que vous pouvez améliorer et optimiser.

Je crois aussi qu’il est indispensable de s’observer et de savoir dans quelles plages horaires on est le plus concentré et « alerte ». Ça permet ensuite de programmer des tâches de « routine » pour les moments où la concentration est moins importante. Voire même de réserver ces moments pour faire un point sur l’organisation !

Le rangement : une aide véritable à l’organisation

Enfin, dans l’organisation, le rangement prend une grande place. Sans forcément aller jusqu’à la méthode Marie Kondo, il y a quelques bases à respecter pour ne pas se retrouver à fouiller partout au dernier moment. Ou pire, pour ne pas se rendre compte que tel fichier important est introuvable. Ces ratés existeront toujours, mais on peut éviter leur répétition en faisant le point régulièrement.

L’idée est vraiment d’avoir un espace dédié pour toute chose : il faut que ça ait du sens. Les classeurs/chemises de comptabilité d’un côté, les fournitures de l’autre… Ça vaut aussi pour le digital, de plus en plus. Ce milieu se développe tellement qu’on se retrouve vite avec des dizaines d’applications différentes sur son téléphone, ou avec le bureau de son ordi rempli (et je ne parle même pas des disques durs externes).

Avoir un espace dédié pour chaque chose est un gain de temps au quotidien, ça apporte également de la sérénité. Alors bien sûr, il sera nécessaire de faire du tri régulièrement, pas pour le plaisir… mais parce qu’on accumule vite finalement. Personnellement, je n’aime pas spécialement faire du rangement, c’est une corvée pour moi ; mais je ne regrette jamais quand je vois à quel point je me sens mieux après !

Voilà les astuces d’organisation que j’utilise tous les jours ! N’hésitez pas à me partager les vôtres en commentaire 🙂

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